HERO Software

Was ist HERO Software?

HERO Software ist ein cloudbasiertes Komplettsystem für Handwerksbetriebe, das der Hersteller selbst als „Betriebssystem fürs Handwerk" bezeichnet. Die Software bündelt Auftragsabwicklung, Angebots- und Rechnungserstellung, Kalkulation, Kundenverwaltung, Zeiterfassung, Personalplanung, Lagerverwaltung und Baustellendokumentation in einer Plattform mit Web-Oberfläche und mobiler App für iOS und Android.

Hinter dem Produkt steht die HERO Software GmbH aus Hannover, gegründet vom Energieheld-Team rund um die Geschäftsführer Michael Kessler und Philipp Lyding. Das Unternehmen hat 2024 eine Series-B-Finanzierung über 40 Millionen Euro abgeschlossen und zählt zu den bekannteren Handwerkersoftware-Anbietern im DACH-Raum. Österreich wird neben Deutschland, der Schweiz und den Niederlanden offiziell als Markt geführt, inklusive eigener österreichischer Landingpage.

Im Mai 2026 hat HERO seine KI-Produktwelt HERO AI eingeführt. Erstes verfügbares Feature ist HERO Voice, ein KI-Telefonassistent. Damit rückt HERO in dasselbe Anwendungsfeld wie spezialisierte Telefonassistenten und positioniert sich gleichzeitig als All-in-one-Alternative zu Tool-Kombinationen aus ERP plus separatem Anrufservice.

Für wen ist HERO Software geeignet?

HERO passt am besten zu Handwerksbetrieben, die alles aus einem System steuern wollen und bereit sind, dafür einen höheren Preis pro Nutzer zu zahlen. Besonders im Vorteil sind Gewerke mit viel Außeneinsatz und intensiver Baustellendokumentation, also klassisch SHK, Elektro, Dachdecker und Ausbaubetriebe. Die starke mobile App und die durchgehende Auftragsabwicklung spielen hier ihre Stärken aus.

Für Betriebe mit viel Telefonaufkommen und ohne ständig besetztes Büro ist HERO Voice ein echtes Argument, weil der Telefonassistent nahtlos in die bestehenden Auftrags- und Kundendaten greift. Wer ohnehin ein neues ERP sucht, bekommt die KI-Telefonie hier ohne zweites Tool.

Weniger geeignet ist HERO für sehr kleine Betriebe mit vielen Monteuren und wenig Bürobedarf, die den Funktionsumfang nicht ausschöpfen, denn dann wird der Pro-Nutzer-Preis schnell zum Thema. Auch wer eine vollständige Finanzbuchhaltung im Haus erledigen will, braucht zusätzlich eine Buchhaltungslösung.

Für österreichische Betriebe gilt eine differenzierte Einschätzung. Für typische Klein- und Mittelbetriebe, die Auftragsverwaltung, Angebote, mobile Zeiterfassung und Baustellenorganisation brauchen und ihre Buchhaltung und Lohnverrechnung ohnehin an den Steuerberater auslagern, ist HERO gut nutzbar. Ein belegtes Beispiel ist die ROPE-TECH GmbH aus Kematen in Tirol. Für Betriebe mit Schwerpunkt auf öffentlichen Ausschreibungen nach ÖNORM oder mit B2G-Rechnungen an Bund und Länder fehlt HERO allerdings die spezifische Unterstützung. Eine native ÖNORM-A-2063-Schnittstelle für Leistungsverzeichnisse ist nicht ersichtlich, und eine Anbindung an die österreichische E-Rechnung über ebInterface oder Peppol an das Unternehmensserviceportal ist nicht dokumentiert. Wer in Österreich stark mit Ausschreibungen arbeitet, sollte daher zusätzlich plancraft mit dedizierter ÖNORM-Schnittstelle prüfen. Auch österreichische Lohn- und Sozialabgaben-Logik bildet die Zeiterfassung nicht ab, die Daten sind als Basis für Projektabrechnung und Nachkalkulation gedacht und werden an die Lohnsoftware oder den Steuerberater übergeben.

Funktionen im Detail

Der Kern von HERO ist die durchgehende Auftragsabwicklung. Ein Auftrag lässt sich vom Angebot über die Terminplanung und Baustellendokumentation bis zur Rechnung in einem System führen, ohne Daten doppelt zu erfassen. Positionen aus dem Angebot wandern in die Rechnung, Zeiten und Materialien werden direkt am Auftrag gebucht.

Für den Baustellenalltag ist die mobile App das Herzstück. Monteure erfassen Arbeitszeiten per Fingertipp, dokumentieren Einsätze mit Fotos und Formularen, nehmen Aufmaße direkt vor Ort und holen digitale Unterschriften für Angebote oder Abnahmen ein. Die App funktioniert auch offline, was im Rohbau oder Funkloch ein praktischer Vorteil ist. In Nutzerbewertungen ist genau diese Baustellendokumentation der am häufigsten gelobte Bereich.

Für SHK-, Elektro- und Ausbaubetriebe relevant sind die Branchen-Schnittstellen: DATANORM und IDS-Connect für die Übernahme von Artikelstammdaten aus dem Großhandel, GAEB für Ausschreibungen sowie ein DATEV-Export und eine Lexware-Office-Anbindung für die Übergabe an die Buchhaltung.

Ergänzend bietet HERO mit HERO Wallet ein Finance-Modul für digitalen Zahlungsabgleich und automatisches Mahnwesen sowie mit HERO Copilot eine Automatisierungs-Engine für wiederkehrende Abläufe, die allerdings dem teuersten Plan vorbehalten ist.

Wichtige Einordnung aus der Praxis: HERO ist stark in der Projekt- und Baustellensteuerung, ist aber keine vollwertige Buchhaltungssoftware. Eine echte Finanzbuchhaltung mit EÜR, Bilanz, Kassenbuch oder BWA bildet HERO nicht ab. Dafür ist die Anbindung an den Steuerberater oder an ein separates Buchhaltungsprogramm gedacht.

KI-Funktionen im Detail

Mit HERO AI ist seit Mai 2026 die KI-Ebene dazugekommen. Der aktuelle Stand ist gestaffelt: ein Feature ist live, zwei sind angekündigt.

HERO Voice — KI-Telefonassistent (live)

HERO Voice ist live. Der KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen, qualifiziert das Anliegen, dokumentiert das Gespräch automatisch im System und legt Aufgaben an, die er den zuständigen Mitarbeitern zuordnet. Der Vorteil gegenüber einem Standalone-Telefonbot ist die Einbettung in HERO: Voice greift auf Kundendaten, Projekte und Zuständigkeiten zu.

Praxisbeispiel: Bei einem SHK-Betrieb ruft ein Kunde mit einem Heizungsausfall an, während das Team auf der Baustelle ist. Voice nimmt das Gespräch an, erfasst Name, Adresse und Anliegen, dokumentiert alles im Auftrag und legt eine Aufgabe für den zuständigen Monteur an. Kein verpasster Anruf, keine handschriftliche Notiz, die später verloren geht.

HERO Command — KI-Angebotsassistent (in Entwicklung)

HERO Command, ein KI-Angebotsassistent, der per Chat-Eingabe Angebote, Termine und Datenpflege steuern soll, ist laut Hersteller in Entwicklung und noch nicht allgemein verfügbar.

HERO Report — KI-Baustellendokumentation (angekündigt)

HERO Report, eine KI-Baustellendokumentation, die Sprachnotizen in strukturierte Bautagesberichte umwandelt, ist ebenfalls angekündigt, aber noch nicht ausgerollt.

Preise und Pakete

HERO rechnet pro Nutzer und Monat ab, alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. Es gibt drei Pläne. Eine kostenlose Testphase über 14 Tage ist verfügbar, die reguläre Erstvertragslaufzeit beträgt bei Jahreszahlung zwölf Monate. Entscheidend für KI-Interessenten: HERO Voice und die übrigen KI- und Finance-Funktionen stecken erst ab dem mittleren Plan HERO OS, nicht im Einstiegspaket.

Jede weitere Standard-Lizenz kostet 69 bis 79 Euro pro Monat, eine reine App-Lizenz 22 bis 25 Euro. Beim KI-Telefonassistenten sind im OS-Plan 60 Anrufminuten pro Monat inklusive, danach werden 0,30 Euro pro Minute berechnet. Im OS-Plus-Plan sind es 150 Minuten inklusive und 0,20 Euro pro Zusatzminute.

Zur Einordnung für österreichische Betriebe: Wer HERO wegen der KI nutzen will, landet realistisch bei HERO OS und damit bei rund 119 Euro pro Nutzer und Monat aufwärts. Das ist deutlich mehr als ein reiner KI-Telefonassistent als Standalone kostet (siehe auch Was kostet plancraft im Monat), dafür bekommt man das komplette ERP dazu.

Datenschutz und Sicherheit

Hier muss man bei HERO zwei Ebenen klar trennen, und genau diese Trennung entscheidet über die Bewertung.

Der ERP-Kern ist solide aufgestellt. HERO speichert die Betriebsdaten in Rechenzentren in Deutschland beim Hoster Keyweb, versteht sich vertraglich als Auftragsverarbeiter und benennt einen externen Datenschutzbeauftragten. Verantwortliche Stelle ist die HERO Software GmbH mit Sitz in Hannover, also innerhalb der EU. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird im Vertragsprozess bereitgestellt, wie bei Handwerkersoftware üblich.

Der neue KI-Telefonassistent HERO Voice ist dagegen eine Black Box. Zum Stand Juni 2026 legt HERO öffentlich nicht offen, welcher Telefonie- und Voice-Layer hinter Voice steckt, welches Sprachmodell verwendet wird und welche Engine die Sprache zu Text verarbeitet. Auch die Region der Sprachdatenverarbeitung ist nicht dokumentiert, ebenso wenig existiert eine öffentliche Subprozessor-Liste. Ob Anrufdaten zum Training von KI-Modellen genutzt werden und ob ein vertragliches Opt-out möglich ist, geht aus den öffentlich zugänglichen Unterlagen nicht hervor. Schließlich ist nicht dokumentiert, ob Voice die Transparenzpflicht des EU AI Act standardmäßig erfüllt, also Anrufer von sich aus darüber informiert, dass sie mit einer KI sprechen.

Für österreichische Betriebe ist das doppelt relevant. Erstens schreibt der EU AI Act ab dem 2. August 2026 vor, dass Anrufer zu Gesprächsbeginn über die KI-Interaktion informiert werden müssen. Solange HERO keine standardisierte Ansage dokumentiert, liegt die Umsetzung dieser Pflicht beim Betrieb selbst, etwa über einen entsprechend konfigurierten Begrüßungstext. Zweitens begrenzt in Österreich § 120 StGB die Aufzeichnung nicht-öffentlicher Gespräche, für eine Audio-Aufzeichnung braucht es eine ausdrückliche Einwilligung.

Praktische Konsequenz: Wer HERO Voice DSGVO-sauber einsetzen will, sollte vor dem Start den AVV samt Subprozessor-Liste schriftlich beim Anbieter anfordern, sich die Datenregion und den Umgang mit Trainingsdaten bestätigen lassen und eine KI-Offenlegung im Begrüßungstext einrichten. Mehr dazu in unseren Ratgebern DSGVO-konforme KI-Tools für Österreich und AVV bei KI-Anbietern. Der ERP-Kern selbst ist datenschutzrechtlich unkritisch, die offenen Fragen betreffen ausschließlich das KI-Modul.

Im Telefonassistenten-Segment ist HERO Voice damit transparenter als manche US-basierte Lösung, aber deutlich weniger offen dokumentiert als ein Anbieter, der seinen kompletten Stack samt EU-Hosting und öffentlichem AVV offenlegt.

Stärken und Schwächen

Alternativen

HERO ist nicht der einzige Weg, ein Handwerksbüro zu digitalisieren. Die wichtigsten Alternativen aus unseren Reviews:

Speziell beim KI-Telefonassistenten lohnt der direkte Vergleich. Wer nur die KI-Telefonie braucht und nicht das ganze ERP, fährt mit fonio.ai oder HalloPetra als Standalone in der Regel günstiger und bei fonio auch DSGVO-transparenter. Der Charme von HERO Voice liegt ausschließlich in der Einbettung ins eigene Betriebssystem.

Fazit

HERO Software ist ein ausgereiftes, funktionsstarkes Handwerker-ERP mit herausragender Benutzerfreundlichkeit, starker mobiler App und durchweg gelobtem Support. Mit HERO Voice ist seit Mai 2026 ein KI-Telefonassistent dazugekommen, der genau dort ansetzt, wo Handwerker am meisten verlieren, nämlich bei verpassten Anrufen während des Außeneinsatzes. Die enge Integration in Kundendaten und Projekte ist der eigentliche Mehrwert gegenüber separaten Telefonbots.

Zwei Dinge muss man ehrlich dazusagen. Erstens der Preis: Mit dem KI-Plan HERO OS startet man bei rund 119 Euro pro Nutzer und Monat, das ist im oberen Marktbereich und für sehr kleine Betriebe oft zu viel. Zweitens die DSGVO-Transparenz beim KI-Modul: Während der ERP-Kern sauber in Deutschland gehostet wird, legt HERO den Technik-Stack hinter HERO Voice nicht offen. Für ein KI-Tool ist das der entscheidende Abzug.

Unsere Empfehlung: Für mittlere bis größere Handwerksbetriebe in Deutschland und Österreich, die ein neues All-in-one-System suchen und Wert auf starke Baustellendokumentation legen, ist HERO eine sehr gute Wahl. Nutze die 14-tägige Testphase, um vor allem die mobile App und HERO Voice im Alltag zu prüfen. Wer in Österreich stark mit ÖNORM-Ausschreibungen oder B2G-Rechnungen arbeitet, sollte zusätzlich plancraft ansehen. Wer nur einen KI-Telefonassistenten ohne neues ERP sucht, ist mit fonio.ai oder HalloPetra meist besser und transparenter bedient. Einen Überblick über den Einstieg gibt unser Ratgeber Handwerkerbüro digitalisieren. Und wer HERO Voice einsetzt, sollte vor dem Start den AVV samt Subprozessor-Liste und Datenregion schriftlich anfordern.

Hinweis: Alle Angaben basieren auf eigener Recherche (Stand: Juni 2026). Preise, Funktionen und Datenschutzbedingungen können sich jederzeit ändern. Keine Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit. Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Siehst du einen Fehler? Schreib uns.