HalloPetra

Was ist HalloPetra?

HalloPetra ist eine KI-Telefonassistentin, die speziell für Handwerksbetriebe entwickelt wurde. Das Berliner Startup der HalloPetra GmbH (Gründer: Jonas Südfels und Jan Hendric Martens) positioniert das Produkt bewusst als „KI-Bürokraft" — nicht als simplen Anrufbeantworter. Petra nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, qualifiziert Anfragen branchenspezifisch, bucht Termine direkt im Kalender und priorisiert Notfälle automatisch.

Seit September 2025 gehört HalloPetra zur OneQrew GmbH, einem Zusammenschluss von über 11 Handwerkersoftware-Häusern mit mehr als 45.000 Kunden und 650 Mitarbeitern. Die Gründer bleiben an Bord und entwickeln das Produkt eigenständig weiter. Aktuell nutzen über 2.000 Handwerksbetriebe die Lösung.

Für wen ist HalloPetra geeignet?

HalloPetra richtet sich an Handwerksbetriebe aller Größen — vom Solo-Selbstständigen bis zum Mittelständler mit 50+ Mitarbeitern. Besonders stark vertreten sind SHK-Betriebe (Sanitär, Heizung, Klima), Elektrofirmen, Kälte/Klima-Betriebe, Tischler und Reinigungsunternehmen.

Das Tool löst ein konkretes Alltagsproblem: Handwerker verpassen auf der Baustelle ständig Anrufe — und damit potenzielle Aufträge. Petra springt ein, wenn niemand ans Telefon gehen kann, und liefert dem Betrieb eine strukturierte Zusammenfassung jedes Gesprächs.

Besonders sinnvoll ist HalloPetra für:

• Betriebe ohne eigene Bürokraft, die trotzdem professionell erreichbar sein wollen
• SHK- und Elektrobetriebe mit Notdienst-Anforderungen
• Teams, die Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten, in der Mittagspause oder am Wochenende abfangen wollen
• Betriebe mit hohem Anrufaufkommen, die eine Vorqualifizierung der Anfragen brauchen

Weniger geeignet ist HalloPetra für Betriebe, die eine vollständige Handwerkersoftware suchen — HalloPetra ist ein reiner Telefonassistent, kein CRM oder Projektmanagement-Tool. Dafür lässt es sich mit plancraft, Das Programm oder TAIFUN+ kombinieren.

KI-Funktionen im Detail

Natürliche Gesprächsführung

Petra führt echte, natürliche Gespräche — kein starres Menü, keine Tastennavigation. Die KI fragt Anrufer gezielt nach Name, Telefonnummer, Anliegen und Dringlichkeit. Ein integriertes SHK-Branchenlexikon hilft der KI, Fachbegriffe aus den Bereichen Sanitär, Heizung und Klima korrekt zu verstehen und einzuordnen. Das ist ein echtes Differenzierungsmerkmal gegenüber generischen Telefonassistenten.

Praxisbeispiel: Ein Kunde ruft an und meldet einen Heizungsausfall. Petra erkennt die Dringlichkeit, fragt die Adresse ab, priorisiert den Fall als Notfall und leitet die Zusammenfassung sofort an den zuständigen Techniker weiter.

Terminbuchung mit Kalenderintegration

Petra kann freie Zeiten im Kalender vorschlagen, mit dem Anrufer abstimmen, den Termin eintragen und eine SMS-Bestätigung versenden. Verschiedene Terminarten (Rückruf, Beratung, Wartung) lassen sich separat konfigurieren. Das geht deutlich über die Funktionalität eines Anrufbeantworters hinaus.

Anfragen-Qualifizierung und Routing

Eingehende Anfragen werden nach Thema, Gewerk, Dringlichkeit und individuell konfigurierbaren Kriterien sortiert. Notfälle werden priorisiert und an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Es gibt gewerkespezifische Standardaufgaben — Wartung, Angebotsanfrage, Reklamation, Störungsmeldung — die über das Dashboard individuell erweitert werden können.

Bestandskundenerkennung

Über die Funktion „Kontaktgruppen" erkennt Petra Bestandskunden und kann Anrufe gezielt steuern. Kontakte lassen sich aus Excel/CSV importieren oder — bei TAIFUN+/OneQrew-Integration — direkt aus dem ERP-System abgleichen.

Felddispatch mit Infleet-Integration

Seit März 2026 gehört auch Infleet GmbH zur OneQrew-Gruppe. Das ermöglicht einen durchgehenden Workflow: Kunde ruft an → Petra nimmt das Gespräch entgegen → Infleet disponiert den nächsten verfügbaren Techniker per Echtzeit-Telematik → Kunde erhält automatisch eine geschätzte Ankunftszeit → der Einsatz wird ohne manuelle Eingabe im ERP dokumentiert. Diese Integration schließt den Loop von Kundenkontakt bis Feldeinsatz in einem einzigen automatisierten Ablauf.

Interner Chat und Feedback-System

Petra kann inzwischen auch interne E-Mails verfassen und Fragen beantworten. Über das Dashboard-Feedback-System lernt Petra aus Rückmeldungen und verbessert ihre Antworten kontinuierlich. Ab dem Mittelstand-Tarif ist Petra individuell benennbar.

OneQrew-Partnerschaft

Neben der TAIFUN+-Integration und Infleet-Anbindung profitiert HalloPetra von der wachsenden OneQrew-Plattform. Die ERP-Integration mit TAIFUN+ ermöglicht Bestandskundenerkennung direkt aus dem ERP-System.

Was HalloPetra NICHT kann

HalloPetra ist kein Ersatz für eine Handwerkersoftware. Es gibt keine Angebots- oder Rechnungserstellung, keine Zeiterfassung, kein Projektmanagement und keine Lagerverwaltung. Aktuell wird nur Deutsch unterstützt, es gibt nur eine weibliche Stimme (im Mittelstand-Tarif umbenennbar), und es fehlt eine WhatsApp- oder Chat-Integration. Die Lösung konzentriert sich bewusst auf einen Kanal — das Telefon — und macht diesen sehr gut.

Preise

Alle Preise verstehen sich netto. Die Abrechnung erfolgt über monatliche Minutenpakete — nicht pro Anruf oder als Flatrate.

Zusatzminuten werden gestaffelt abgerechnet: 0,30 €/Min. im Einzelkämpfer-Tarif, 0,25 €/Min. im Betriebe-Tarif und 0,20 €/Min. im Mittelstand-Tarif.

Kosteneinordnung

Ein SHK-Betrieb mit 5 Mitarbeitern und ca. 200 Anrufminuten pro Monat zahlt im Betriebe-Tarif 199 € — eine Teilzeit-Bürokraft kostet mindestens das Zehnfache. Im Vergleich zu generischen Anbietern wie fonio.ai (99 € für 1.000 Minuten) ist HalloPetra allerdings deutlich teurer pro Minute. Die Mehrkosten rechtfertigen sich durch die Handwerks-Spezialisierung und die ERP-Integration.

Zum Vergleich: PORTA by plancraft kostet 79,90–89,90 €/Monat für 160+ Credits und ist damit günstiger im Einstieg, setzt aber plancraft als Software voraus.

Es gibt eine kostenlose Testversion inklusive kurzem Einführungstermin mit einem Experten. Alle Tarife sind monatlich kündbar.

Datenschutz und Sicherheit

Die CRM- und Kundendaten von HalloPetra liegen laut Anbieter auf Servern in Frankfurt. Ein AVV ist verfügbar und wird von Kunden bestätigt.

Kritisch zu sehen: Die KI-Infrastruktur basiert nach Recherchen auf der US-Plattform VAPI und dem Sprachsynthese-Anbieter ElevenLabs (ebenfalls USA). Sprachaufnahmen, Telefonnummern und Anrufprotokolle werden über diese US-Dienste verarbeitet. HalloPetra nennt weder das verwendete LLM noch diese Unterauftragsverarbeiter auf der Website. Ob ein separater AVV mit ElevenLabs besteht, ist öffentlich nicht ersichtlich. Die Aussage „Server in Frankfurt" bezieht sich nach aktuellem Kenntnisstand auf die CRM-Daten, nicht auf die Voice-AI-Verarbeitung.

AI Act Einordnung: Telefonassistenten, die Gespräche automatisch führen, fallen unter die Transparenzpflicht des AI Act: Anrufer müssen wissen, dass sie mit einer KI sprechen. HalloPetra erfüllt dies durch die Namensgebung „Petra". Hochrisiko liegt nicht vor. Allerdings erfordern die verarbeiteten Sprachaufnahmen besondere Sorgfalt, da personenbezogene Daten (Stimme, Anliegen, Adresse) über US-Subprozessoren laufen.

Unsere Empfehlung: Vor Vertragsabschluss die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter in der AVV prüfen und explizit nach dem Datenfluss bei der Sprachverarbeitung fragen. Solange die Transparenz bei den US-Subprozessoren nicht gegeben ist, stufen wir den DSGVO-Status als „teilweise konform" ein.

Im Vergleich: plancraft (automatischer AVV, externer DSB Kertos GmbH, Server Frankfurt) und Das Programm (AVV vorhanden, Server Frankfurt, aber ebenfalls OpenAI als KI-Backend) sind bei der DSGVO-Dokumentation transparenter aufgestellt.

Stärken und Schwächen

Fazit

HalloPetra ist die beste Wahl für Handwerksbetriebe, die eine branchenspezifische KI-Telefonassistenz suchen. Kein anderer Anbieter kombiniert ein SHK-Branchenlexikon, gewerkespezifische Aufgabenkataloge und eine wachsende ERP-Integration (TAIFUN+/OneQrew) in einem Produkt. Für SHK-Betriebe mit Notdienst ist die automatische Priorisierung ein echtes Alleinstellungsmerkmal.

Die Schwächen liegen im Preis-Leistungs-Verhältnis bei den Minutenpaketen und in der mangelnden Transparenz bei der KI-Infrastruktur. Wer maximale Minuten pro Euro sucht, fährt mit fonio.ai günstiger — verzichtet dann aber auf die Handwerks-Spezialisierung. Wer bereits plancraft nutzt, sollte sich PORTA ansehen, das nahtlos in das plancraft-Ökosystem integriert ist.

Unsere Empfehlung: Nutze die kostenlose Testversion und lass Petra einen Tag lang deine Anrufe annehmen. So siehst du schnell, ob die Gesprächsqualität und die Zusammenfassungen für deinen Betrieb passen — und ob deine Kunden die KI-Stimme akzeptieren.

Hinweis: Alle Angaben basieren auf eigener Recherche (Stand: März 2026). Preise, Funktionen und Datenschutzbedingungen können sich jederzeit ändern. Keine Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit. Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Siehst du einen Fehler? Schreib uns.