ToolTime

Was ist ToolTime?

ToolTime ist eine cloudbasierte Handwerkersoftware der ToolTime GmbH aus Berlin. Die Anwendung bündelt Angebots- und Rechnungserstellung, Terminplanung, Einsatzplanung, mobile Zeiterfassung, Baustellendokumentation und ein integriertes Zahlungssystem in einer Web-Oberfläche mit App für iOS und Android. Das erklärte Ziel ist weniger Bürozeit und ein durchgängig digitaler Ablauf von der Kundenanfrage bis zur bezahlten Rechnung.

Hinter dem Produkt steht die ToolTime GmbH, eingetragen beim Amtsgericht Charlottenburg unter HRB 211150 B, mit Sitz in Berlin. Gegründet wurde das Unternehmen 2018 von Marius Stäcker und seinem Team, seit November 2025 führt Marcel Mansfeld die Geschäfte als alleiniger CEO. ToolTime ist seit dem Frühjahr 2019 am Markt und bewirbt heute über 20.000 aktive Kunden. Österreich wird seit Januar 2023 offiziell als Markt geführt, die österreichischen Mehrwertsteuersätze sind in der Software konfigurierbar.

ToolTime positioniert sich bewusst als einfache, mobil-first ausgerichtete Lösung für kleine Betriebe. In der Landschaft der DACH-Handwerkersoftware ist das Tool die schlanke Alternative zu funktionsstärkeren Systemen wie HERO Software oder plancraft, die mehr Tiefe bieten, dafür aber komplexer sind.

Für wen ist ToolTime geeignet?

ToolTime spielt seine Stärken bei kleinen Betrieben aus, die eine einfache, mobil nutzbare Lösung ohne langen Einführungsaufwand suchen. Die Bedienung wird durchgängig als sehr einfach gelobt, im Trusted-Softwaretest erhielt sie die Bestnote. Wer heute noch mit Papier, Excel und WhatsApp arbeitet und einen unkomplizierten Einstieg in die Digitalisierung will, ist hier gut aufgehoben, besonders bei Gewerken mit viel Außeneinsatz.

Passend ist ToolTime vor allem für Solo-Selbstständige und Teams bis zehn Personen, für die Angebot, Rechnung, Zeiterfassung und mobile Baustellendoku die Hauptthemen sind. Die Zielgruppe sind Gewerke mit hohem Außendienstanteil und wenig Bürozeit, etwa SHK, Elektro, Maler, Dachdecker, Fliesenleger und GaLaBau. Das integrierte ToolTime Pay ist ein echter Pluspunkt für Betriebe, die schneller an ihr Geld kommen wollen.

Weniger geeignet ist ToolTime für größere oder komplexer aufgestellte Betriebe. Wer ein GAEB-Ausschreibungsmodul, eine Lagerverwaltung oder tiefere Buchhaltungsfunktionen braucht, stößt an Grenzen. Betriebe mit vielen reinen Monteur-Nutzern zahlen wegen der fehlenden vergünstigten App-Lizenzen mehr als bei manchen Wettbewerbern. Und wer die KI-Funktionen als Hauptgrund für die Anschaffung sieht, sollte abwarten, bis Echo und die OCR-Belegerkennung den Beta-Status verlassen haben.

Für österreichische Betriebe gilt eine Einschränkung: ToolTime unterstützt die deutschen E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD, das österreichische ebInterface und Peppol UBL für Rechnungen an Bundesdienststellen sind nicht dokumentiert. Für Rechnungen an den österreichischen Bund ist ebInterface allerdings verpflichtend. Auch eine Anbindung an die in Österreich verbreiteten Buchhaltungssysteme BMD und RZL ist nicht auffindbar, ToolTime setzt auf DATEV und Lexware. Wer in Österreich ausschließlich privat oder im B2B-Segment abrechnet, kann ToolTime nutzen. Wer an Bundesdienststellen fakturiert oder dessen Steuerberater mit BMD oder RZL arbeitet, sollte die Kompatibilität vorab beim Anbieter klären.

Funktionen im Detail

Der Kern von ToolTime ist die durchgängige Auftragsabwicklung. Angebote und Rechnungen entstehen aus einem gemeinsamen Material- und Leistungskatalog, lassen sich per E-Mail versenden und als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben. Die Abwicklung ist GoBD-konform ausgelegt. Kunden können Angebote per Link digital annehmen.

Für den Außeneinsatz gibt es die mobile App mit Offline-Funktion. Monteure erfassen Arbeitszeiten, dokumentieren Leistungen per Text, Foto und Sprache und lassen Kunden direkt vor Ort digital unterschreiben. Die Daten synchronisieren automatisch mit dem Büro. Ergänzt wird das durch eine digitale Plantafel für die Einsatzplanung und eine Aufmaß-Funktion, mit der sich Flächen für Wände, Böden und Räume direkt in der App berechnen lassen.

Ein Alleinstellungsmerkmal ist ToolTime Pay, ein in die Software integriertes Zahlungssystem. Kunden zahlen per QR-Code oder Zahlungslink, Zahlungseingänge werden automatisch erfasst und Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen lassen sich vollautomatisch versenden. Ein vergleichbar tief integriertes Bezahlmodul bieten die wenigsten Wettbewerber.

Bei den Schnittstellen setzt ToolTime auf DATEV (offiziell geprüfte Direktschnittstelle seit März 2026), Lexware Office (seit Februar 2025) sowie Datanorm und IDS-Connect für die Großhandelsanbindung. Für komplexere Anforderungen zeigen sich Grenzen: Ein GAEB-basiertes Ausschreibungsmodul fehlt, ebenso eine Lagerverwaltung. Betriebe, die an Ausschreibungen der öffentlichen Hand teilnehmen, berichten, dass sie parallel in einem zweiten Programm arbeiten müssen.

KI-Funktionen im Detail

Bei den KI-Funktionen ist ToolTime zurückhaltender als der Markt. Für eine Software, die mit KI wirbt, ist das Angebot zum Recherche-Stand noch dünn — beide Funktionen stehen am Anfang.

OCR-Belegerkennung (Beta)

Die KI-gestützte OCR-Belegerkennung liest Lieferanten, Beträge und Zahlungsdetails aus Großhändler-PDFs oder Kassenbon-Fotos aus. Zum Recherche-Stand ist die Funktion als Beta markiert.

ToolTime Echo — KI-Sprachdokumentation (Coming soon)

Die eigentliche KI-Sprachdokumentation ToolTime Echo, mit der Handwerker Arbeitsberichte einfach einsprechen, trägt auf der Produktseite weiterhin den Hinweis Coming soon. Eine separate Android-App ist zwar im Play Store gelistet, hat aber noch keine öffentlichen Nutzerbewertungen.

Wer ToolTime primär wegen der KI-Features anschaffen will, sollte den aktuellen Reifegrad vor Vertragsabschluss im Demo-Gespräch verbindlich klären.

Preise und Pakete

ToolTime rechnet nicht pro Nutzer ab, sondern über feste Paketgrößen. Alle Komplettlizenzen enthalten den vollen Funktionsumfang, es gibt keine in kostenpflichtige Module ausgelagerten Kernfunktionen. Die folgende Tabelle zeigt die Gesamtpreise pro Monat, gestaffelt nach Zahlungsweise.

Im Max-Paket kostet jeder weitere Mitarbeiter 29 € im Jahresabo beziehungsweise 35 € im Monatsabo. Im Solo- und Team-Paket lassen sich keine Einzellizenzen dazubuchen.

Wichtig für die Kostenrechnung: ToolTime bietet keine vergünstigten Monteur- oder App-Lizenzen. Anders als bei plancraft oder Das Programm, wo reine App-Nutzer deutlich günstiger sind, zahlt bei ToolTime jeder Mitarbeiter den vollen Satz. Für Betriebe mit vielen Monteuren, die nur Zeiten und Fotos erfassen, treibt das die Kosten spürbar nach oben.

Nicht prominent auf der Preisseite, aber relevant sind diese Punkte: Die DATEV-Integration kostet 19 € pro Monat zusätzlich, ToolTime Pay verursacht eine Transaktionsgebühr, Import von Material- und Kundendaten kostet im Solo- und Team-Paket je 99 € einmalig und eine einstündige Online-Schulung 249 € einmalig (im Max-Paket inklusive). Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate, auch bei monatlicher Zahlung, mit automatischer Verlängerung, sofern nicht rechtzeitig gekündigt wird. Im B2B-Bereich besteht kein Widerrufsrecht. Die kostenlose Testphase umfasst 7 Tage.

Datenschutz und Sicherheit

Beim Datenschutz zeigt ToolTime ein solides, aber nicht lückenloses Bild. Als deutsche GmbH mit Sitz in Berlin unterliegt das Unternehmen direkt der DSGVO, ein problematischer Drittland-Mutterkonzern liegt nicht vor. Die Kundendaten liegen laut Anbieter auf europäischen Servern, die Archivierung ist GoBD-konform und die Übertragung TLS-verschlüsselt.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist als Anlage in den Nutzungsbedingungen enthalten und damit öffentlich lesbar, allerdings nicht als separates Dokument downloadbar oder self-service im Account abschließbar. Für die Tier-Einordnung nach unseren Kriterien im AVV-Ratgeber bedeutet das Tier 2: Der Vertrag existiert, aber es fehlen zentrale Transparenz-Bausteine.

Konkret fehlen eine öffentliche, versionierte Subprozessor-Liste mit Anbieternamen, ein ISO-27001-Nachweis und die Benennung des konkreten Hosting-Anbieters. Der KI-Stack hinter der OCR-Belegerkennung und ToolTime Echo ist nicht offengelegt, weder das eingesetzte Sprachmodell noch die genaue Verarbeitungsregion. Der Ausschluss der KI-Trainingsnutzung steht bislang nur als Marketing-Aussage auf der Echo-Landingpage und ist nicht als vertragliche Klausel im AVV verankert. Im Marketing setzt ToolTime den Facebook-Pixel ein, der einen Datentransfer in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln vorsieht. Wer ToolTime im Rahmen einer sauberen Datenschutz-Dokumentation einsetzen will, sollte diese Punkte kennen und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten berücksichtigen. Einen breiteren Überblick zu diesem Thema bietet unser Ratgeber zu DSGVO-konformen KI-Tools in Österreich.

Stärken und Schwächen

Alternativen

ToolTime bewegt sich in einem gut besetzten Markt. Die wichtigsten Alternativen im DACH-Raum sind:

plancraft ist die naheliegende Alternative für Betriebe, deren Hauptthema Aufmaß und Angebot ist. plancraft bietet ein KI-Sprachaufmaß und eine sehr aufgeräumte Oberfläche, außerdem günstigere App-Lizenzen für Monteure.

Das Programm bietet für einen niedrigeren Einstiegspreis oft mehr Funktionstiefe, unter anderem KI-gestützte Arbeitsberichte und Anbindungen an sevdesk, Lexware Office und DATEV.

HERO Software ist die richtige Wahl für größere, wachsende Betriebe, die ein umfassendes System samt CRM, Lead-Management und dem KI-Telefonassistenten HERO Voice suchen. HERO ist funktional breiter, für kleine Betriebe aber oft überdimensioniert.

Eine ausführliche Gegenüberstellung der wichtigsten Handwerker-Tools findest du in unserer Übersicht für Handwerker.

Fazit

ToolTime ist eine durchdacht schlanke Handwerkersoftware, die ihre größte Stärke in der einfachen Bedienung und der starken mobilen App hat. Für Einzelkämpfer und kleine Teams, die ihren Büroalltag ohne großen Aufwand digitalisieren wollen, ist das Tool eine ernsthafte Option, und mit ToolTime Pay bringt es ein Bezahlmodul mit, das viele Wettbewerber so nicht bieten. Die aktive Weiterentwicklung mit der DATEV-Direktschnittstelle und der Lexware-Anbindung zeigt, dass am Produkt gearbeitet wird.

Gleichzeitig gibt es klare Schwächen. Die öffentlichen Nutzerbewertungen fallen mit rund 3,6 bis 3,9 von 5 gemischter aus als das Marketing vermuten lässt, und mehrfach dokumentiert sind Beschwerden über Verkaufspraktiken mit Rabatt-Zeitdruck und wenig Kulanz bei Kündigung. In Kombination mit der 12-monatigen Mindestlaufzeit und dem fehlenden B2B-Widerruf ist die kostenlose Testphase von nur sieben Tagen der beste Zeitpunkt, um das Tool mit einem echten Auftrag ausgiebig zu prüfen, bevor man sich bindet.

Für eine Software, die mit KI wirbt, ist das KI-Angebot zum Recherche-Stand noch dünn: Die OCR-Belegerkennung ist Beta, ToolTime Echo weiterhin angekündigt. Und für österreichische Betriebe fehlen mit ebInterface, Peppol sowie BMD- und RZL-Anbindung wichtige lokale Bausteine.

Empfehlung: Für kleine, mobil-orientierte Betriebe in Deutschland, die Wert auf einfache Bedienung und schnelle Zahlungen legen, ist ToolTime eine solide Wahl. Wer maximale Funktionstiefe, günstige Monteur-Lizenzen oder ausgereifte KI sucht, prüft besser plancraft, Das Programm oder HERO Software. Österreichische Betriebe mit Behördenrechnungen oder BMD-/RZL-Steuerberatung sollten die Kompatibilität vor Vertragsabschluss verbindlich abklären.

Hinweis: Alle Angaben basieren auf eigener Recherche (Stand: Juli 2026). Preise, Funktionen und Datenschutzbedingungen können sich jederzeit ändern. Keine Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit. Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Siehst du einen Fehler? Schreib uns.