Was ist docunest?
docunest ist eine Kanzleisoftware für Steuerberater der docunest GmbH aus Nürnberg (Amtsgericht Nürnberg, HRB 44815). Sie ersetzt die DATEV nicht, sondern läuft daneben: Mandantenportal, Stammdaten-Erfassung, Freizeichnung, Dateiaustausch, Aufträge und eine KI-Buchhaltung greifen auf DATEV zu oder liefern dorthin. Die DATEV-Lizenzen der Kanzlei bleiben bestehen.
Aufgebaut ist docunest modular. Die drei Pläne Basic, Premium und Unlimited unterscheiden sich vor allem nach Nutzerzahl und Komfortfunktionen, die eigentlichen Kanzleimodule werden einzeln als Add-ons dazugebucht. Mandanten sind in allen Plänen unbegrenzt. Daneben bietet der Anbieter eine eigene Zeiterfassung für Arbeitgeber an, die nicht Teil dieses Reviews ist.
Für wen ist docunest geeignet?
docunest richtet sich an deutsche Steuerkanzleien mit DATEV, die den Austausch mit Mandanten digitalisieren wollen: Unterlagen anfordern, Personalfragebögen und Vollmachten digital ausfüllen und unterschreiben lassen, Belege über das Portal einsammeln. Gut passt das Tool für kleine bis mittlere Kanzleien, die nicht für jede Aufgabe ein eigenes Werkzeug lizenzieren wollen.
Eingeschränkt geeignet ist docunest für:
- Kanzleien in Österreich mit BMD oder RZL, weil nur eine DATEV-Anbindung genannt wird
- Unternehmen, die selbst buchen: Die KI-Buchhaltung ist laut Anbieter für Kanzleien gedacht, Mandanten reichen nur ein
- Kanzleien, die vor dem Einsatz Zertifikate und offengelegte KI-Anbieter voraussetzen
KI-Funktionen im Detail
KI-Buchhaltung (Add-on)
Belege kommen per Upload, E-Mail-Weiterleitung oder vom Mandanten über das Portal. ZUGFeRD- und XRechnung-Belege werden strukturiert übernommen, PDFs, Scans und Fotos liest eine OCR aus: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze. Die erkannten Werte werden vor dem Buchungsvorschlag gegengeprüft.
Die Kontierung nach SKR03 oder SKR04 ist pro Mandant einstellbar und läuft mehrstufig. Zuerst greifen Vorgaben für den Lieferanten, dann Regeln, und erst wenn beides nicht reicht, kommt ein KI-Vorschlag. Jede Korrektur fließt zurück, beim nächsten Beleg desselben Lieferanten übernimmt docunest die zuletzt bestätigte Buchung. Reverse-Charge nach § 13b UStG und gemischte Steuersätze werden erkannt, Anzahlungen laufen auf „Geleistete Anzahlungen“ und werden mit der Schlussrechnung verrechnet.
docunest bucht nicht selbst. Die Kanzlei gibt die Vorschläge frei, unsichere Fälle werden zur manuellen Kontierung markiert. Danach gehen die Buchungen als Buchungsstapel über den DATEV-Buchungsdatenservice an DATEV, mit dem Beleg als Bild am Buchungssatz. Alternativ ist ein EXTF-Export möglich. Konkrete Trefferquoten nennt der Anbieter nicht.
Bescheidprüfung (Add-on)
Steuerbescheide werden per KI gegen die eingereichte Erklärung geprüft. Das Ergebnis sind Abweichungen und eine Empfehlung, ob ein Einspruch sinnvoll ist. Welche Steuerarten unterstützt werden, gibt der Anbieter nicht an. Im Add-on für 49 €/Monat sind 25 Prüfungen enthalten, jede weitere kostet 1 €.
Anbindung an KI-Assistenten
Kanzleien können ihren eigenen KI-Assistenten mit docunest verbinden, als Beispiel nennt der Anbieter Langdock. Der Assistent kann dann Aufträge, Buchhaltung und Nachrichten abfragen. Laut Anbieter sieht er nur, was der angemeldete Mitarbeiter sehen darf, und ändert nur mit dessen Freigabe.
Mandantenportal, Freizeichnung und Aufträge
Das Mandantenportal gibt es als Web-Anwendung und als App für iOS und Android, die Anmeldung läuft per Magic-Link ohne Passwort. Personal- und Mandantenfragebögen werden validiert und für den DATEV-Import aufbereitet. Die Freizeichnung (29 €/Monat) erlaubt digitale Unterschriften und wird als eIDAS-konform beworben, die Signaturstufe ist nicht angegeben. Aufträge bilden wiederkehrende Mandantenarbeit als Kanban-Board mit Fristen und Serien ab, Prozesse automatisieren Abläufe nach dem Muster Auslöser, Bedingung, Aktion.
Preise
| Plan | Preis monatlich | Nutzer inkl. | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Basic | 49 € | 3 | Mandantenportal mit App, Fragebögen, unbegrenzte Stammdaten |
| Premium (beliebt) | 149 € | 5 | Dokumentengenerator, konfigurierbare Fragebögen, Sprachpaket |
| Unlimited | 399 € | 30 | Unbegrenzte Bewegungsdaten, Telefon-Support |
Alle Preise netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 9 €/Monat, Mandanten sind unbegrenzt und deren Zugänge kostenlos.
| Add-on | Preis monatlich | Inklusive |
|---|---|---|
| KI-Buchhaltung | 99 € | 300 Buchungssätze, danach 0,40 € je Buchungssatz |
| DATEV-Schnittstelle | 49 € | unbegrenzt |
| Bescheidprüfung | 49 € | 25 Prüfungen, danach 1 € je Prüfung |
| Freizeichnung | 29 € | unbegrenzt |
| Dateiaustausch | 49 € | unbegrenzt |
| Rechnungen (StBVV) | 49 € | unbegrenzt |
| Aufträge | 99 € | unbegrenzt |
| Prozesse | 99 € | unbegrenzt |
| White-Label | 99 € | unbegrenzt |
Rechenbeispiel: Eine kleine Kanzlei mit 3 Nutzern, die die KI-Kontierung mit Übergabe an DATEV nutzen will, zahlt Basic (49 €), KI-Buchhaltung (99 €) und DATEV-Schnittstelle (49 €), also 197 €/Monat für bis zu 300 Buchungssätze. Kommen Freizeichnung und Dateiaustausch dazu, sind es 275 €/Monat. Jahrespreise oder Rabatte weist docunest nicht aus, nicht genutzte Kontingente verfallen zum Monatsende. Getestet werden kann jeder Plan 30 Tage kostenlos ohne Kreditkarte.
Datenschutz & Sicherheit
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Anbieter | docunest GmbH, Nürnberg (HRB 44815) |
| Serverstandort | Deutschland (Frankfurt am Main) laut Anbieter |
| AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO | Auf Anfrage, kein öffentlicher Download |
| Zertifizierungen | Keine ausgewiesen |
| Subprozessoren | Für das Kanzleiprodukt nicht öffentlich gelistet |
| KI-Modelle / OCR-Anbieter | Nicht benannt |
| KI-Training mit Belegdaten | Laut Anbieter kein Training fremder Modelle |
| § 203 StGB | Keine Aussage, Vereinbarung separat anfordern |
| Website-Tracking | Google Analytics nach Einwilligung |
Die Datenhaltung in Deutschland und der Verzicht auf Training mit Belegdaten sind gute Voraussetzungen. Für den Kanzleieinsatz fehlen aber öffentlich nachprüfbare Unterlagen: Der AV-Vertrag muss angefordert werden, eine Subprozessor-Liste für das Kanzleiprodukt gibt es nicht, und welche KI-Modelle die Kontierung und die Bescheidprüfung antreiben, bleibt offen. Kanzleien sollten vor dem Start den AV-Vertrag, die Liste der Unterauftragnehmer inklusive KI-Anbieter und eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 203 StGB anfordern. Hintergrund dazu: AVV mit KI-Anbietern.
Alternativen im Vergleich
| Tool | Preis ab | Stärke ggü. docunest | DSGVO |
|---|---|---|---|
| GetMyInvoices | 19 €/Monat | Belegabholung aus über 10.000 Online-Portalen, ISO 27001 | 9,0 |
| Finmatics | 750 €/Monat | Trainierbare Vorkontierung, BMD/RZL/DATEV (auch Österreich) | 9,0 |
| Taxy.io Workspace | 149 €/Platz | KI-Recherche und Workflows auf Otto-Schmidt-Fachinhalten | 9,3 |
Fazit
docunest ist eine durchdachte Kanzleisoftware für deutsche DATEV-Kanzleien, die Mandantenportal, Freizeichnung, Aufträge und Belegfluss bündeln wollen. Die KI-Buchhaltung arbeitet nachvollziehbar mit Lieferanten-Vorgaben, Regeln und KI-Vorschlag, lernt aus Korrekturen und liefert saubere Buchungsstapel samt Beleg an DATEV. Dass es kein Mandantenlimit gibt und alles monatlich kündbar ist, senkt die Einstiegshürde.
Der niedrige Einstiegspreis von 49 € täuscht allerdings: Wer die KI-Funktionen will, landet mit DATEV-Schnittstelle schnell bei rund 200 € im Monat. Beim Datenschutz fehlen für eine Kanzleisoftware wichtige Nachweise wie ein öffentlicher AV-Vertrag, Zertifizierungen und offengelegte KI-Anbieter. Mit diesen Unterlagen in der Hand ist docunest für kleine und mittlere DATEV-Kanzleien eine ernsthafte Option, für Kanzleien in Österreich nicht.
Hinweis: Alle Angaben basieren auf eigener Recherche (Stand: Oktober 2026). Preise, Funktionen und Datenschutzbedingungen können sich jederzeit ändern. Keine Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit. Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Siehst du einen Fehler? Schreib uns.